MEHMET BALiOGLU

Taşınırların Takibi, Muhafazası ve Kontrolünde Eksiklikler Bulunması

Rapor Özet

Ana Konu ve Temel Bulgular

  • Üniversitenin akademik ve idari birimlerinde yapılan denetimlerde taşınır mal yönetimine ilişkin bazı eksiklikler tespit edilmiştir.
  • Taşınır sisteminde ambarda gözüken bazı dayanıklı taşınırların fiilen ambarda olmadığı ve/veya fiilen ambarda bulunmasına rağmen bazı taşınırların yılsonu taşınır sayım cetvellerinde yer almadığı tespit edilmiştir.
  • Ambarda bulunması gereken bazı dayanıklı taşınırların, ambarların yetersiz olması sebebiyle çalışma ortamlarında muhafaza edildiği tespit edilmiştir.
  • Dayanıklı taşınırların numaralandırma işleminin tamamlanmadığı tespit edilmiştir.
  • Hurdaya ayırmaya ilişkin işlemlerin bazı birimlerde henüz tamamlanmadığı tespit edilmiştir.
  • Harcama birimlerinin bünyelerinde birden fazla ambar bulunmasına rağmen, Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde, bu ambarların tek kod altında toplandığı tespit edilmiştir.

Yasal ve Düzenleyici Çerçeve

  • 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 5
  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 6
  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 10
  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 36
  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 30
  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 38

Önerilen Ana Eylem Noktaları

  • Taşınırların harcama birimlerinde mevzuata uygun olarak kayıtlarının yapılması ve takibi gerekmektedir.
  • Ambarlarda bulunan ve bulunmayan tüm dayanıklı taşınırların kayıtlarının güncellenmesi gerekmektedir.
  • Ambar kapasitesinin artırılması veya mevcut ambarların daha efektif kullanımı için çözümler üretilmesi gerekmektedir.
  • Tüm dayanıklı taşınırların numaralandırma işlemi tamamlanması gerekmektedir.
  • Hurdaya ayrılması gereken taşınırların belirlenen usul ve esaslara göre hurdaya ayrılması gerekmektedir.
  • Harcama birimlerinin bünyelerinde bulunan her ambar için ayrı kod tanımlaması yapılarak Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemine kaydedilmesi gerekmektedir.

Rapor Metni

Üniversitenin akademik ve idari birimlerinde yapılan fiili denetimlerde taşınır mal yönetimine ilişkin bazı eksiklikler tespit edilmiştir.

18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu olduğu ifade edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde de taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları ayrıntılı şekilde izah edilmiştir.

Yönetmelik gereğince harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve yürütülmesinde ortak sorumludurlar.

Adı geçen Yönetmeliğin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde; demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde 6/A örnek numaralı taşınır teslim belgesinin düzenleneceği, aynı maddenin (ç)

bendinde ise taşınır kod listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan; oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için taşınır teslim belgesi düzenlenmeyeceği, bunlar için dayanıklı taşınırlar listesinin düzenleneceği ve listenin istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanacağı; 36’ncı maddesinde giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi gerektiği; 30’uncu maddesinde kullanılan tüketim malzemesi çıkışlarının en geç üç ay içinde yapılması gerektiği; 38’nci maddesinde ise kamu idarelerine ait harcama birimlerinde bulunan ambarlara kod verilmesi gerektiği açıkça izah edilmiştir.

Yukarıda yer verilen Yönetmelik hükümleri dikkate alınarak Üniversitenin çeşitli birimlerinde yapılan taşınır işlemlerine ilişkin incelemelerde;

  • Taşınır sisteminde ambarda gözüken dayanıklı taşınırların bazılarının fiilen ambarda olmadığı ve/veya fiilen ambarda bulunmasına rağmen bazı taşınırların yılsonu taşınır sayım cetvellerinde yer almadığı,

  • Ambarda bulunması gereken bazı dayanıklı taşınırların, ambarların yetersiz olması sebebiyle çalışma ortamlarında muhafaza edildiği,

  • Dayanıklı taşınırların numaralandırma işleminin tamamlanmadığı,

  • Hurdaya ayırmaya ilişkin işlemlerin bazı birimlerde henüz tamamlanmadığı,

  • Harcama birimlerinin bünyelerinde birden fazla ambar bulunmasına rağmen, Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde, bu ambarların tek kod altında toplandığı,

Görülmüştür.

13.05.2020 tarihinde yayımlanan kurum içi Genelge ile taşınırların harcama birimlerinde mevzuata uygun olarak kayıtlarının yapılması ve takibi ile ilgili gerekli çalışmalara başlandığı anlaşılsa da;

Denetim görüşü verilen mali tablolar 2019 yılını ilgilendirdiğinden bulguda yer verilen hatalı uygulamaların 2019 Mali Yılı Bilanço hesaplarından olan 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı, 255 Demirbaşlar Hesabı ile 257 Birikmiş Amortismanlar ve Değer Düşüklüğü Karşılığı Hesabının doğruluğunu ve güvenilirliğini etkilediği değerlendirilmektedir.