MEHMET BALiOGLU

Taşınır Malların Kayıt ve Kullanımında Mevzuatta Belirtilen Hükümlerin Uygulanmaması

Rapor Özet

  • Ana konu: Taşınır işlemlerine ilişkin mevzuat uygulamalarının incelenmesi
  • Temel bulgular:
    • İlk madde ve malzeme hesabından çıkışların üçer aylık dönemler itibari ile yapılmaması.
    • İdare taşınır kayıt ve kontrol işlemlerinin bir görevli tarafından yürütülmesi.
    • Bazı dayanıklı taşınırlara ayniyat girişi yapılmasına rağmen sicil numarası verilmemesi.
  • Yasal ve düzenleyici çerçeve:
    • 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
    • Taşınır Mal Yönetmeliği
    • Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği
  • Önerilen veya eleştirilen ana eylem noktaları:
    • 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen değerlerin çıkışlarının üç ayı geçmemek üzere belirlenen sürelerde yapılması.
    • Taşınır kayıt ve kontrol işlemlerinin her bir harcama birimi bazında yapılması ve taşınır kayıt yetkilisi ve kontrol yetkilisi görevlerinin aynı kişiye verilmemesi.
    • Dayanıklı taşınırlara taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi ve bunun ne şekilde yapılması gerektiğinin açıkça izah edilmesi.

Rapor Metni

5018 sayılı Kanunla oluşturulan yeni malî yönetim sisteminde; kamu idarelerinin, ihtiyaçlarını stratejik planlarına, yıllık amaç ve hedefleri ile performans göstergelerine dayanarak planlamaları ve bütçeleştirmeleri; sağlanan kaynakları etkin, verimli ve ekonomik bir şekilde kullanmaları temel ilkelerdir.

Adı geçen Kanun’un 8’inci maddesinde, her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve

kullanılmasında görevli ve yetkili olanların kaynakların etkili, ekonomik, verimli olarak elde edilmesinden ve kullanılmasından sorumlu ve bu hususlarda yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorunda oldukları hükme bağlanmış; Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 5’inci maddesinde de bu husus vurgulanmıştır.

2018 yılı mali işlemlerinin incelenmesi neticesinde, taşınır işlemlerine ilişkin olarak yapılan denetimlerde İdare taşınır mallarının kayıt, muhafaza ve kullanımında Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırı uygulamaların yapıldığı tespit edilmiştir.

Taşınır işlemlerine ilişkin yapılan mevzuata aykırı uygulamalar aşağıda yer almaktadır:

  1. İlk madde ve malzeme hesabından çıkışların üçer aylık dönemler itibari ile yapılmaması

    150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen değerlerin çıkışlarının yılsonunda topluca yapıldığı, 3 aylık dönemler itibari ile çıkış yapılmadığı görülmüştür.

    Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 105’inci maddesinde, kurum faaliyetlerinde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen tüketim malzemelerinin izlenmesi için 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabının kullanımı düzenlenmiştir. İlk Madde ve Malzemelerin satın alınması, üretimi ile bağış ve yardım şeklinde bedelsiz edinilmesi sonucunda hesaba giriş kaydının yapılacağı ve tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan, kişisel kusurlardan dolayı yok olma, kırılma, bozulma veya eskime gibi nedenlerle kullanılamayacak veya tüketilemeyecek hale gelenlerin ya da hurdaya ayrılanların ise kayıtlardan çıkarılacağı düzenlenmiştir. Ancak ilgili maddede bahsedilen hususlar gerçekleşmeden hesaplardan çıkış yapılması veya bu hususlar gerçekleşmesine rağmen çıkış yapılmaması kurumun ambarında bulunan stoklar ile muhasebe kayıtları arasında uyumsuzluk olmasına neden olmaktadır. Bu durum kurum için risk oluşturmakta aynı zamanda da mali tabloların hatalı olmasına sebep olmaktadır.

    Ayrıca 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde;

    “Muhasebe kayıtlarında “150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı”nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez.

    Bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir.” hükmü yer almaktadır.

    Yönetmelik’te tüketim malzemelerinin çıkış işlemleri için özel bir düzenleme öngörülmüştür. Bu doğrultuda tüketim malzemelerinin çıkış işlemlerinde kullanılan taşınır işlem fişleri yerine dönemler itibariyle hazırlanan onaylı bir listenin üç aylık süreleri geçmemek üzere muhasebe birimine gönderilmesi gerekmektedir.

    2018 yılı mali işlemlerinin incelenmesi neticesinde, İdarenin muhasebe kayıtlarında yıl içinde tüketim malzemelerinin çıkış işlemlerine dair bir kayıt yer almadığı; 3 ayı geçmemek üzere belirlenen dönemler itibari ile çıkış yapılmadığı; çıkış kayıtlarının dönem sonu kapanış işlemleri sırasında toplu bir kayıt yapılarak gerçekleştirildiği tespit edilmiştir.

    Yukarıda belirtilen hatalı uygulama hesabın gerçek durumu yansıtmaması suretiyle mali tabloların hatalı bilgi içermesine neden olmaktadır. Yönetmelik hükümleri uyarınca 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen değerlerin çıkışlarının üç ayı geçmemek üzere belirlenen sürelerde yapılması gerekmektedir.

  2. İdare taşınır kayıt ve kontrol işlemlerinin bir görevli tarafından yürütülmesi

    Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları ayrıntılı şekilde izah edilmiştir. Buna göre bu maddenin 1’inci fıkrasında;

    “Taşınır kayıt yetkilileri, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelikte belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirilir. Dış temsilciliklerde taşınır kayıt yetkilileri misyon şefleri tarafından görevlendirilir. Taşınır işlemleri yoğun olan harcama birimlerinde birden fazla taşınır kayıt yetkilisi görevlendirilebilir. Kamu idarelerince ihtiyaç duyulması halinde birden fazla harcama biriminin taşınır kayıtları harcama birimleri itibarıyla ayrı ayrı tutulmak kaydıyla, bir taşınır kayıt yetkilisi tarafından yürütülebilir.”

    Yine mezkûr maddenin 3’üncü fıkrasında; “Taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez.” hükümleri yer almaktadır.

    2018 yılı mali işlemlerinin incelenmesi neticesinde, İdarede tüm harcama birimlerine ait taşınır işlemlerinin bir kişi tarafından yürütüldüğü ve bu kişinin hem taşınır kayıt yetkilisi olduğu hem de kontrol yetkilisi olduğu görülmüştür. Şöyle ki; yapılan incelemeler ve görüşmeler sonucunda, harcama birimleri bazında taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri belirlenmiş olduğu, fakat bu durumun fiiliyata yansımadığı anlaşılmıştır. Kaldı ki belirlenen taşınır kayıt ve kontrol görevleri de aynı kişide birleştirilmiştir.

    Şu halde idareye ait taşınırların kayıt ve kontrol işlemlerinin bir görevli tarafından yapılıyor olması, taşınır kayıt ve kontrol işlemlerinin her bir harcama birimi bazında yapılmaması ve taşınır kayıt yetkilisi ve kontrol yetkilisi görevlerinin aynı kişiye verilmesi mevzuata aykırılık teşkil etmektedir.

  3. Bazı Dayanıklı Taşınırlara Ayniyat Girişi Yapılmasına Rağmen Sicil Numarası Verilmemesi

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 36’ncı maddesinde:

“(1)Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilir. Bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilir. Fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlem uygulanmaz.

(2) Sicil numarası üç grup rakamdan oluşur. Birinci grup rakam, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakam, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakam ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşur.” denilmektedir.

Yukarıda belirtildiği üzere mevzuatında, dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi ve bunun ne şekilde yapılması gerektiği açıkça izah edilmiştir.

2018 yılı mali işlemlerinin incelenmesi neticesinde, İdarede bulunan toplam 48.658 adet dayanıklı taşınırdan 9.957 adedi üzerinde herhangi bir numaralandırma işlemi yapılmadığı, dolayısıyla bunların üzerine, yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırmanın da olmadığı anlaşılmıştır. Diğer bir ifade ile söz konusu taşınırlar alındığı şekli ile kullanıma verilmiştir.

Netice olarak; taşınır mevzuat hükümlerinin tam olarak uygulanmaması hem taşınırların

etkili, ekonomik ve verimli kullanılamamasına hem de taşınırların takibi ve muhafazasının yapılamamasına neden olmaktadır.

Kamu idaresi cevabında; “A. Söz konusu tespite ilişkin olarak, 2019 yılı içerinde 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen değerlerin çıkışlarının tamamı 3 er aylık periyodlarda yapılmış ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmiştir.

B. Bulguya ilişkin olarak 2019 yılı başından itibaren belediyemiz tüm harcama birimlerinde taşınır kayıt yetkilileri ile kontrol yetkililerinin ayrı ayrı görevlendirmeleri yapılmıştır.

C. Bulgu da bahse konu taşınır mevzuat hükümlerine göre numaralandırma işlemi yapılmadığı hususu ile ilgili olarak hazırda kullanılan yeni belediye hizmet binasına Nisan 2017 yılı itibari ile taşınılmış, kullanılan tüm mobilyalar yeni alınmış, ilave olarak yeni demirbaş malzemeler de alınmıştır.

Taşınma işlemi sonrası Mayıs 2019 tarihi itibari ile belediyemiz tüm müdürlüklerinde kullanılan 57.693 dayanıklı taşınırların tamamına yakınının numaralandırma işlemi yapılmıştır.” denilmiştir.

Sonuç olarak A. Başkanlığımıza gönderilen kamu idaresi cevabında; 2019 yılı içerinde 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen değerlerin çıkışlarının tamamı üçer aylık periyodlarda yapılmış ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderildiği ifade edildiğinden bu aşamada önerilecek başka bir husus bulunmamaktadır.

B. Başkanlığımıza gönderilen kamu idaresi cevabında; 2019 yılı başından itibaren belediyemiz tüm harcama birimlerinde taşınır kayıt yetkilileri ile kontrol yetkililerinin ayrı ayrı görevlendirmeleri yapıldığı belirtildiğinden bu aşamada önerilecek başka bir husus bulunmamaktadır.

C. Başkanlığımıza gönderilen kamu idaresi cevabında; bulguda tespit edilen hususa iştirak edildiğinden bu aşamada önerilecek başka bir husus bulunmamaktadır.

Bulgu konusu tespitlerin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.