MEHMET BALiOGLU

Taşınır Mal Yönetiminde Tespit Edilen Eksiklikler

Rapor Özet

Ana Konu ve Temel Bulgular

  • Taşınır kayıtları ve ambarlarda yapılan incelemelerde Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygun olmayan uygulamalar tespit edilmiştir.
  • Ambarlarda kayıtlı olmayan veya fiilen bulunmayan malzemeler, sayıma uygun olmayan istifleme, eksik/fazla malzeme kayıtları, kişisel kullanıma verilen taşınırlar için belge düzenlenmemesi, barkot kayıtları ve zimmet listelerinin tamamlanmaması gibi sorunlar tespit edilmiştir.
  • Tahsis edilen ancak kullanılmayan fotokopi makineleri ve bisikletler gibi atıl durumdaki taşınırlar bulunmaktadır.
  • Açık alanda depolanan ve kayıtlarda yer almayan inşaat malzemeleri tespit edilmiştir.

Yasal ve Düzenleyici Çerçeve

  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 5: Harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun ediniminden, kullanımından, kontrolünden, kayıtlarının tutulmasından ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu olduğunu belirtir.
  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 5 (Üçüncü Fıkra): Kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olanların veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmekle yükümlü olduğunu belirtir.
  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 6: Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumluluklarını ayrıntılı şekilde izah eder.
  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 36: Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi gerektiğini belirtir.
  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 30: Kullanılan tüketim malzemesi çıkışlarının en geç üç ay içinde yapılması gerektiğini belirtir.
  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 32: Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayım kurulu tarafından sayımının yapılması gerektiğini belirtir.

Önerilen Ana Eylem Noktaları

  • Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine tam olarak uyulması gerekmektedir.
  • Taşınırların takibi ve muhafazasının etkinleştirilmesi için gerekli önlemler alınmalıdır.
  • Atıl durumdaki taşınırların değerlendirilerek ihtiyaç sahibi birimlere tahsis edilmesi sağlanmalıdır.
  • Açık alanda depolanan malzemelerin uygun koşullarda muhafaza edilmesi ve kayıt altına alınması gerekmektedir.
  • Taşınır işlemlerinde mevzuata uygunluk sağlanarak 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı, 255 Demirbaşlar Hesabı ve 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı’nın doğruluğu ve güvenilirliği sağlanmalıdır.

Rapor Metni

Taşınır kayıtları ve bazı ambarlarda yapılan incelemeler sonucunda, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine uygun olmayan uygulamaların olduğu tespit edilmiştir.

Anılan Yönetmelik’in “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu olduğu ifade edilmiştir. Ayrıca adı geçen Yönetmelik’in 5 inci maddesinin üçüncü fıkrasında; “Kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlileri bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorundadırlar.” hükmü düzelenmiş, “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları ayrıntılı şekilde izah edilmiştir. Yukarıda belirtildiği üzere harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve yürütülmesinde ortak sorumludurlar. Anılan Yönetmelik’in 36 ncı maddesinde giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi gerektiği, 30’uncu maddesinde, kullanılan tüketim malzemesi çıkışlarının en geç üç ay içinde yapılması gerektiği, 32’nci maddesinde ise kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayım kurulu tarafından sayımın yapılması gerektiği açıkça izah edilmiştir. Ayrıca Yönetmelik ekinde yer alan Dayanıklı Taşınırlar Defterine ilişkin açıklamalarda, taşınırın tanımlanmasına yarayan cins, ırk, marka, model, kapasite vb. teknik özelliklerin dayanıklı taşınırlar defterinde ilgili taşınırın satırında belirtileceği hüküm altına alınmıştır. Taşınır işlemlerine ait kayıtlar, harcama birimleri ve bazı ambarlarda yapılan

örnekleme inceleme ve sayımlarda;

  • Taşınır sisteminde ambarda gözüken tüketim malzemelerinin fiilen ambarda olmadığı, eksik veya fazla olduğu,

  • Bazı ambarlarda hibe gelen veya kullanım fazlası olarak ambara geri dönen ve fiilen ambarda mevcudu olan bazı ilk madde-malzeme ile demirbaş malzemelerin taşınır sisteminde kayıtlı olmadığı, mal ve malzemelerin sayıma uygun şekilde istiflenmediği, dağınık şekilde farklı raflara dizildiği, aynı cins mal ve malzemenin farklı ambar ve/veya mahallerde muhafaza altına alındığı,

  • Bazı birimlerde birden çok ambar bulunmasına rağmen tek ambar koduna rastlandığı,

  • Bazı birimlerde kişisel kullanıma verilen taşınırlar için ilgili belgelerin düzenlenmediği,

  • Bazı birimlerde dayanıklı taşınır barkot kayıtları ve zimmet listelerinin tamamlanıp asılmadığı,

  • 2016 yılında 3 adet büyük fotokopi makinası İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı’na tahsis edildiği halde söz konusu makinaların ambarda atıl olarak bekletildiği, ihtiyaç sahibi birimlerin kullanımına verilmediği,

  • Sağlık Bakanlığı adına Samsun İl Sağlık Müdürlüğü ile Ondokuz Mayıs Üniversitesi adına İdari Mali İşler Daire Başkanlığının 27.11.2017 tarihinde imzaladığı protokol gereğince Türkiye Sağlıklı Beslenme ve Hareketli Hayat Programı kapsamında üniversiteye 250 adet “Sağlıklı Yaşam Amaçlı Bisiklet” teslim edildiği, ambara giren

    250 adet bisikletin 50 tanesi 16.04.2018 tarihinde Samsun Turizm Fakültesi kullanımına verildiği, ancak geri kalan 200 adet bisikletin öğrencilerin kullanımına tahsis edilmeyip depoda atıl bekletildiği,

  • Açık alanda depolanmış vaziyette bulunan inşaat demirlerinin korozyona uğradığı, kapalı alanda depolanması gereken membran rulolarının açıkta bırakıldığı ve bu malzemelerin kayıtlarda yer almadığı tespit edilmiştir.

Yukarıda belirtilen eksiklikler, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırılık teşkil etmektedir. İlgili taşınır mevzuat hükümlerinin tam olarak uygulanmaması taşınırların takibi ve muhafazasını güçleştirmektedir. Sonuç olarak taşınır işlemlerinde mevzuata uyarlı olmayan uygulamalar sonucunda bilançodaki 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının, 255 Demirbaşlar Hesabının ve 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının

doğru ve güvenilir olmadığı düşünülmektedir.

Kamu İdaresince gerekli çalışmaların başlatıldığı anlaşılmakla birlikte 2019 yılı itibariyle bulgu konusu devam etmektedir. Taşınır yönetiminde etkinliğin sağlanması için mevzuatın gerektirdiği iş ve işlemlerin uygulanması konusunda sürekliliğin sağlanması esastır.