MEHMET BALiOGLU

Taşınır İşlemlerinin Mevzuata Uygun Yapılmaması

Rapor Özet

Ana Konu ve Temel Bulgular

  • Taşınır işlemlerine ilişkin kayıtlar, harcama birimleri ve bazı ambarlarda yapılan incelemeler sonucunda Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırı uygulamaların yapıldığı tespit edilmiştir.
  • Taşınır sisteminde ambarda gözüken malzemelerin fiilen ambarda olmadığı, ambarlarda taşınır sisteminde kayıtlı olmayan taşınırların bulunduğu, birçok taşınırın “markasız” olarak kaydedildiği ve ayrıntılı bilgilerinin sistemde yer almadığı, dayanıklı taşınırların numaralandırma işleminin tamamlanmadığı tespit edilmiştir.
  • Taşınır kayıt yetkilisi değişikliğinde sayım yapılmadan devir yapıldığı, yılsonu sayımlarının fiili olarak değil kaydi değerler üzerinden yapıldığı, aynı türden pek çok taşınırın aynı kişinin kullanımında gözüktüğü görülmüştür.
  • Üniversite birimlerinde yer alan ve çeşitli nedenler ile kullanılmasına ihtiyaç duyulmayan taşınırlar, hangi birimde ise o biriminde saklanmakta ancak sistemde zimmetlerin yapılmamasından dolayı diğer birimler bu malzemelerin ihtiyaç fazlası olup olmadığını bilmemekte ve bu durum kaynakların etkin ve verimli olarak kullanılmasını engellemektedir.

Yasal ve Düzenleyici Çerçeve

  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 5: Harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu olduğu ifade edilmiştir.
  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 6: Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları ayrıntılı şekilde izah edilmiştir.
  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 36: Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi gerektiği belirtilmiştir.
  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 30: Kullanılan tüketim malzemesi çıkışlarının en geç üç ay içinde yapılması gerektiği belirtilmiştir.
  • Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 32: Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayım kurulu tarafından sayımının yapılması gerektiği açıkça izah edilmiştir.

Önerilen Ana Eylem Noktaları

  • Fiili durumun kayıtlara yansıtılması,
  • Gerçekte malzemeyi kullanan kişilere zimmet ile teslim yapılması,
  • Kullanımında olmayan taşınırlarda kişilerin sorumluluklarının olmaması,
  • Belgelerin yeniden düzenlenmesi için çalışma yapılması,
  • İlgili taşınır mevzuat hükümlerinin tam olarak uygulanması,
  • Taşınırların takibi ve muhafazasının sağlanması,
  • Taşınır sisteminin daha etkin hale getirilmesi.

Rapor Metni

Taşınır işlemlerine ilişkin olarak kayıtlar, harcama birimleri ve bazı ambarlarda yapılan incelemeler sonucunda Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırı uygulamaların yapıldığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu olduğu ifade edilmiştir. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde de taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları ayrıntılı şekilde izah edilmiştir. Yukarıda belirtildiği üzere harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve yürütülmesinde ortak sorumludurlar. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 36’ncı maddesinde giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi gerektiği, Yönetmeliğin 30’uncu maddesinde kullanılan tüketim malzemesi çıkışlarının en geç üç ay içinde yapılması gerektiği, 32’nci maddesinde ise kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayım kurulu tarafından sayımın yapılması gerektiği açıkça izah edilmiştir.

Taşınır işlemlerine ait kayıtlar, harcama birimleri ve ambarlarda yapılan incelemelerde;

  • Taşınır sisteminde ambarda gözüken malzemelerinin fiilen ambarda olmadığı,

  • Ambarlarda taşınır sisteminde kayıtlı olmayan taşınırların bulunduğu,

  • Birçok taşınırın “markasız” olarak kaydedildiği ve ayrıntılı bilgilerinin sistemde yer almadığı

  • Dayanıklı taşınırların numaralandırma işleminin tamamlanmadığı,

  • Taşınır kayıt yetkilisi değişikliğinde sayım yapılmadan devir yapıldığı yılsonu sayımlarının

    fiili olarak değil kaydi değerler üzerinden yapıldığı,

  • Aynı türden pek çok taşınırın aynı kişinin kullanımında gözüktüğü, görülmüştür.

Kayıtlarda birçok birim ambarında bilgisayar, ekran, koltuk mobilya vs malzeme görünmektedir. Üniversite birimlerinde yer alan ve çeşitli nedenler ile kullanılmasına ihtiyaç duyulmayan taşınırlar, hangi birimde ise o biriminde saklanmakta ancak sistemde zimmetlerin yapılmamasından dolayı diğer birimler bu malzemelerin ihtiyaç fazlası olup olmadığını bilmemekte dolayısıyla aslında üniversite genelinde boşta bulunan bir malzeme olmasına rağmen diğer birimlerin ihtiyacı doğrultusunda alım yapılabilmekte olup söz konusu durum kaynakların etkin ve verimli olarak kullanılmasını engellemektedir. Ayrıca fiili durumun kayıtlara yansıtılması, gerçekte malzemeyi kullanan kişilere zimmet ile teslim yapılması ve kişilerin kullanımında olmayan taşınırlarda sorumluluklarının da olmayacağından hareketle belgelerin yeniden düzenlenmesi için çalışma yapılması gerekmektedir.

Yukarıda belirtilen eksiklikler, muhasebe kayıtlarında hataya neden olmasa da Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırılık teşkil etmektedir. Kurumda ilgili taşınır mevzuat hükümlerinin tam olarak uygulanmaması taşınırların takibi ve muhafazasını engellemekte olup bulgu konusu eksikliklerin giderilerek taşınır sisteminin daha etkin hale getirilmesinin uygun olacağı düşünülmektedir.