MEHMET BALiOGLU

Taşınır İşlemlerinin Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmemesi

Rapor Özet

Ana Konu ve Temel Bulgular

  • Sayıştay denetimlerinde, kurumun taşınır mal işlemlerinde yıllardır devam eden eksiklikler ve hatalar tespit edilmiştir.
  • Bu eksiklikler arasında, fiili sayım yapılmadan kaydi değerler üzerinden işlem yapılması, taşınırların zimmetsiz ve evraksız devredilmesi, muayene kabul ve teslim süreçlerinde gecikmeler, hatalı depolama, kayıt eksiklikleri ve malzemelerin yetkisiz şekilde satılması yer almaktadır.
  • 2012 yılındaki denetim raporunda da benzer sorunlar tespit edilmiş olmasına rağmen, kurumun bu sorunları çözmek için yeterli önlemi almadığı görülmüştür.

Yasal ve Düzenleyici Çerçeve

  • Taşınır Mal Yönetmeliği
  • Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliği Madde 364
  • Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliği Madde 4

Önerilen Ana Eylem Noktaları

  • Kurumun taşınır mal işlemlerini Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ve Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygun hale getirmesi gerekmektedir.
  • Fiili sayımların düzenli olarak yapılması, taşınırların kayıt altına alınması ve zimmetli şekilde devredilmesi sağlanmalıdır.
  • Muayene kabul ve teslim süreçleri iyileştirilmeli, devir işlemleri zamanında tamamlanmalıdır.
  • Taşınırların uygun koşullarda depolanması ve kayıtlarının eksiksiz tutulması gerekmektedir.
  • Yetkisiz kişilere malzeme satışı engellenmeli ve gelirlerin kayıt altına alınması sağlanmalıdır.
  • Kurum kendi İç Denetim Birimine taşınır işlemlerini inceletmeli ve tespit edilen eksikliklerin giderilmesi için gerekli önlemleri almalıdır.

Rapor Metni

Kurumun 2012 yılı hesabının denetimi sonucunda düzenlenen Sayıştay Denetim Raporunda “Birçok birimde de Taşınır Mal Yönetmeliği uyarınca yılsonu depo ve ambar sayımlarının fiili olarak değil kaydi değerler üzerinden yapıldığı görülmüştür.

Yukarıda anılan tespitler doğrultusunda kurumun mali rapor ve tablolarında yer alan 150-İlk Madde Malzeme Hesabının alacak ve bakiye borç kayıt tutarlarının gerçeği tam olarak yansıtmadığı anlaşılmaktadır.

Kurum cevabında, Taşınır Mal Yönetmeliğinin ilgili hükümleri doğrultusunda Üniversitede pek çok birimde yıl içinde sayım yapıldığı, ancak yılsonlarında satın alma işlemlerinde ve birimler arası devir işlemlerinde yoğunluk yaşandığından, sayım işlemlerinde gecikme veya aksama yaşandığı, tespitler doğrultusunda gereğinin yapılacağı belirtilerek tespit edilen hususlara iştirak edilmektedir” denilmiştir. Kurumun 2019 yılı yerinde denetiminde taşınırlarla ilgili olarak aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1-) Üniversite Bütçesindeki ödeneklerin kullanılmasıyla elde edilen taşınırların farklı harcama birimlerine 511- Muhasebe birimleri arası işlemler hesabıyla devredildiği görülmüştür.

Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Muhasebe birimleri arası işlemler hesabı”nı düzenleyen 364’üncü maddesinde “Muhasebe birimleri arası işlemler hesabı, aynı bütçeli kamu idarelerine ait muhasebe birimlerinin birbirlerine gönderdikleri veya birbirlerinden aldıkları para ve kıymetler ile birbirleri adına nakden veya mahsuben yaptıkları tahsilat ve ödemelerin izlenmesi için kullanılır.” Düzenlemesi yapılmıştır. Aynı yönetmeliğin 4’üncü maddesinde ise;

“p) Muhasebe birimi: Kapsama dâhil kamu idarelerine ait, gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin ve borçların hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanmasına ilişkin muhasebe hizmetlerinin yapıldığı birimi,

r) Muhasebe yetkilisi: Muhasebe hizmetlerinin yürütülmesinden ve muhasebe biriminin yönetiminden sorumlu yöneticiyi” şeklinde tanımlanmıştır.

Ankara Üniversitesinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı bünyesinde muhasebe birimi ve muhasebe yetkilisi görevi Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şubesi bünyesinde

ve Ankara Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünün muhasebe birimi ve muhasebe yetkilisi görevi ise Ankara Üniversitesi Döner Sermaye Saymanlığı tarafından yerine getirilmektedir. Bu iki birimin dışında muhasebe birimi ve muhasebe yetkilisi bulunmamaktadır.

Döner sermaye, bilimsel araştırma projeleri ve TÜBİTAK gibi kaynaklardan gelen taşınırların 511- Muhasebe birimleri arası işlemler hesabıyla devir işlemlerinin yapılması uygun görülmekle birlikte Üniversite Bütçesindeki ödeneklerin kullanılmasıyla elde edilen taşınırların farklı harcama birimlerine bu hesapla devredilmesi uygun görülmemektedir. Bu işlemler oldukça fazla ve gereksiz muhasebe kayıtlarının üretilmesine sebep olmakta, yıl sonlarında devir işlemleri tamamlanamadığı için esasında aynı üniversite bünyesindeki işlemler sebebiyle devir vermemesi gereken bu hesap bir çok üniversitede yıl sonunda bakiye vermekte bu bakiyeler 519-Değer Hareketleri Sonuç Hesabına alacak kaydedildiğinden 519 hesabında gereksiz kayıtlara sebep olmaktadır.

2-) Yılsonu işlemlerinde özellikle İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığı gibi başka birimlerin kullanacağı taşınırları alıp esas kullanıcılarına devir eden Başkanlıkların işlemlerinde muayene kabul ve taşınırların teslimi, bunlara sicil numaralarının verilmesi gecikmekte bu işlemleri yapan taşınır kayıt görevlileri çoğunlukla taşınırı görmeden işlem yapmakta bu sırada esas kullanıcılarına evraksız ve zimmetsiz taşınırlar teslim edilmekte, harcama birimleri arasında devir işlemi gerçekleşinceye kadar taşınırlar bu şekilde kullanılmaktadır.

3-) Satın alınan iş güvenliği eğitimi kapsamında Yapı ve Teknik İşler Tandoğan Kampüs Onarım Atölyesinin denetiminde; kimyasalların hatalı depolandığı, makine teçhizat bakımlarının ve kayıtlarının olmadığı, depo giriş-çıkış kayıtlarının tutulmadığı 25.04.2019 tarihli raporda toplam 44 madde halinde tespit edilmiş olmasına rağmen bu aksaklıkların Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygun olarak giderilmediği, Eğitim Bilimleri Fakültesi marangozhanesinde bulunan; çizer daire 3.20’ik, PVC kenar bantlama makinesi, 30’luk palanya ve kompresörün kayıtlarının bulunmadığı görülmüştür.

4-) Ziraat Fakültesi Dekanlığı tarafından muhtelif muhasebe işlem fişleriyle toplam 434.322,75 TL’lik dayanıklı taşınır sayım fazlası olarak 253-Tesis makine ve cihazlar hesabına kaydedilmiştir. Bu işlemin yapılması isabetli olmuştur. Ancak bu kadar sayım fazlasının çıkması geçmiş yıllarda fiili sayım yapılmadığını gösterdiğinden işleme esas dayanıklı taşınırların geçmiş yıllarda niçin kayıtlara alınmadığı da incelenmesi gereken bir husustur.

5-) Ankara Üniversitesi Teknokent Biriminde yapılan tadilat sırasında kazan dairesinden çıkan malzemelerin yetkisiz kişiler tarafından satıldığı ancak bu satıştan elde edilen tutarın 19.02.2019 tarih ve 5084 yevmiye numaralı muhasebe fişiyle gelir hesabına alındığı görülmüştür.

6-) 2019/55514 İhale kayıt numaralı Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi Cebeci Kalp Merkezi Binası Hibrit Ameliyathane Yapım İşinde yeni fiyat yapılmak suretiyle yüklenicisinden hakedişe dahil edilerek satın alınan 4 adet 94 metre poly-v asansör kayışının, bakım onarım biriminde görevli memura adi tutanakla teslim edildiği, bu görevlinin teslim aldığı malzemeyi herhangi bir defter veya sisteme kayıt etmeden ambar vasıfları taşımayan bir depoda muhafaza ettiği, bu malzemenin sayım işlemlerinde de dikkate alınmadığı görülmüştür.

Kurumun 2019 yılı hesabının yerinde denetiminde taşınırlarla ilgili olarak tespit edilen hususlar Kurumun 2012 yılından 2019 yılına kadar taşınır işlemlerini düzeltme hususunda gerekli önemi vermediğini gösterdiğinden Kurumun kendi İç Denetim Birimine bu işlemleri inceletmesi gerekir.