MEHMET BALiOGLU

Ödeme Emri Belgeleri Üzerinde Gerçekleştirme Görevlilerinin İmzalarının Eksik Olması

Rapor Özet

  • Belediye ödeme emri belgelerinde, belgeleri düzenleyen gerçekleştirme görevlilerinin imzasının bulunmadığı tespit edildi.
  • 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na göre, bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenen usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekiyor.
  • Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne göre, bütçeden yapılan harcamaların ödeme emri belgesi ile muhasebeleştirileceği belirtiliyor.
  • Ödeme emri belgesine eklenmesi gereken belgeler ise Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nde belirtiliyor.
  • İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’a göre, harcama yetkilileri, ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlilerinin ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön mali kontrol yapması gerekiyor.
  • Sayıştay Genel Kurul Kararı’na göre, ödeme emri belgesini düzenleyen gerçekleştirme görevlisinin, düzenlediği belge ile birlikte harcama sürecindeki diğer belgelerin doğruluğundan ve mevzuata uygunluğundan harcama yetkilisi ile birlikte sorumlu olacağı belirtiliyor.
  • 5018 sayılı Kanun’a göre, muhasebe yetkililerinin ödeme aşamasında, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde, yetkililerin imzasını kontrol etmekle yükümlü olduğu belirtiliyor.

Temel Bulgular

  • Yapılan incelemede, ödeme emri belgelerinin hiçbirinde belgeyi düzenleyen gerçekleştirme görevlisinin imzasının olmadığı tespit edildi.
  • Yapılan iş ve işlemlerin mevzuata uygun olmaması durumunda sorumluların sağlıklı bir şekilde tespitini ve ön mali kontrol sürecinin etkin işlemesini sağlamak amacıyla gerekli düzenlemelerin yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.

Yasal ve Düzenleyici Çerçeve

  • 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
  • Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği
  • Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği
  • İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar
  • Sayıştay Genel Kurul Kararı

Önerilen veya Eleştirilen Ana Eylem Noktaları

  • Kamu idaresi tarafından ilgili mevzuat uyarınca harcama birimleri itibariyle gerçekleştirme görevlilerinin tespit edilerek görevlendirmelerin yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.
  • Yapılan iş ve işlemlerde sorumluluk tespitinin yapılması ve ön mali kontrol sürecinin etkinliğinin sağlanması açılarından önem arz etmektedir.

Rapor Metni

Belediyenin ödeme emri belgeleri üzerinde, bu belgeleri düzenleyen gerçekleştirme görevlilerinin imzasının bulunmadığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 33’üncü maddesi uyarınca bütçeden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekmektedir. Aynı maddenin ikinci fıkrasında;

Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler.” denilerek gerçekleştirme görevlilerinin bu Kanun uyarınca yapmış olduğu iş ve işlemlerden sorumlu olduğu hüküm altına alınmıştır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde bütçeden nakden veya mahsuben yapılan harcamaların “Ödeme Emri Belgesi” ile diğer işlemlerin ise “Muhasebe İşlem Fişi” ile muhasebeleştirileceği ifade edilmiştir. Belediyeler tarafından nakden veya mahsuben yapılan harcamalarda düzenlenecek ödeme emri belgesine eklenmesi gereken belgeler ise Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nde belirtilmiştir.

İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’ın “Ön Mali Kontrol Süreci” başlıklı 12’nci maddesinin üçüncü fıkrasında aynen;

Harcama yetkilileri, yardımcıları veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirir. Ödeme emri belgesini düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön malî kontrol yaparlar. Bu gerçekleştirme görevlileri tarafından yapılan kontrol sonucunda, ödeme emri

belgesi üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülerek imzalanır.” ifadesi yer almaktadır.

14.06.2007 tarih ve 5189 numaralı Sayıştay Genel Kurul Kararı’nda; harcama yetkililerinin ödeme emri belgesini düzenlemek üzere bir ya da daha fazla gerçekleştirme görevlisi görevlendireceği, bu gerçekleştirme görevlilerinin ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön mali kontrol yapacağı, ödeme emri belgesini düzenleyen gerçekleştirme görevlisinin “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşüp ödeme emri belgesini imzalayacağı belirtilmiştir. Sayıştay Genel Kurulu, asli bir gerçekleştirme belgesi olan ödeme emri belgesini düzenleyen sıfatıyla imzalayan gerçekleştirme görevlisinin, düzenlediği belge ile birlikte harcama sürecindeki diğer belgelerin doğruluğundan ve mevzuata uygunluğundan harcama yetkilisi ile birlikte sorumlu olacağına oy çokluğuyla karar vermiştir.

5018 sayılı Kanun’un 61’inci maddesinde, muhasebe yetkililerinin ödeme aşamasında, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde, yetkililerin imzasını kontrol etmekle yükümlü olduğu belirtilmiştir. Aynı madde hükmünde, muhasebe yetkilisinin kontrol etmekle yükümlü olduğu hususlarda hata veya eksik olması durumunda ödemenin yapılmayacağı, muhasebe yetkilisinin belgesi eksik veya hatalı olan ödeme emri belgelerini düzeltilmek veya tamamlanmak üzere en geç bir iş günü içinde gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine yazılı olarak göndereceği ve hataların düzeltilmesi veya eksikliklerin giderilmesi halinde ödeme işleminin yapılabileceği belirtilmiştir.

Yapılan incelemede, ödeme emri belgelerinin hiçbirinde belgeyi düzenleyen gerçekleştirme görevlisinin imzasının olmadığı tespit edilmiştir. Yapılan iş ve işlemlerin mevzuata uygun olmaması durumunda sorumluların sağlıklı bir şekilde tespitini ve ön mali kontrol sürecinin etkin işlemesini sağlamak amacıyla gerekli düzenlemelerin yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.

Kamu idaresi cevabında; “Belediyemizce ödemeler karşılığı düzenlenen ödeme emri belgeleri üzerinde belgeyi düzenleyene ait gerçekleştirme görevlilerine ait imza olmadığının tespiti yapılmış olup, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 33’üncü maddesi, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar 12’nci maddesi ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği çerçevesinde ilgili birimlerin harcama yetkililerince Gerçekleştirme Görevlileri tespit edilip görevlendirmeleri yapılacaktır.” denilmektedir.

Sonuç olarak kamu idaresi tarafından ilgili mevzuat uyarınca harcama birimleri

itibariyle gerçekleştirme görevlilerinin tespit edilerek görevlendirmelerin yapılacağı ifade edilmiş olup bu durum yapılan iş ve işlemlerde sorumluluk tespitinin yapılması ve ön mali kontrol sürecinin etkinliğinin sağlanması açılarından önem arz etmektedir.