MEHMET BALiOGLU

Kurumda İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Düzenlemelerin Yapılmamış Olması

Rapor Özet

Ana Konu

  • Belediye harcama birimi ve muhasebe birimi tarafından yerine getirilmesi gereken ön mali kontrol işlemlerinin yapılmadığı tespit edilmiştir.

Temel Bulgular

  • İç denetim biriminin ve ön mali kontrol biriminin oluşturulmaması.
  • Harcama birimlerinin mali işlem süreç akış şemalarının bulunmaması.
  • Harcama için onay alınmasından ödemenin tamamlanmasına kadar olan süreç içindeki kontrollerin, hatalı işlemleri önlemede yetersiz kalması.

Yasal ve Düzenleyici Çerçeve

  • 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
  • İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar

Önerilen veya Eleştirilen Ana Eylem Noktaları

  • İç kontrol ve ön mali kontrol birimlerinin oluşturulması.
  • Harcama birimlerinin mali işlem süreç akış şemalarının hazırlanması.
  • Harcama için onay alınmasından ödemenin tamamlanmasına kadar olan süreç içindeki kontrollerin güçlendirilmesi.
  • Kurumda iç kontrol ve ön malî kontrole ilişkin düzenlemelerin yapılması.

Rapor Metni

Belediye harcama birimi ve muhasebe birimi tarafından yerine getirilmesi gereken ön mali kontrol işlemlerinin yapılmadığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 57’inci maddesinde; kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin; harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluşacağı; 58’inci maddesinde; ön malî kontrolün harcama birimlerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi aşamasında yapılan kontroller ile malî hizmetler birimi tarafından yapılan kontrolleri kapsadığı, ön malî kontrol sürecinin, malî karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi ve belgelendirilmesinden oluştuğu; kamu idarelerinde ön malî kontrol görevinin, yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütüleceği, harcama birimlerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi aşamasında yapılacak asgarî kontrollerde, malî hizmetler birimi tarafından ön malî kontrole tâbi tutulacak malî karar ve işlemlerin usûl ve esasları ile ön malî kontrole ilişkin standart ve yöntemlerin Maliye Bakanlığınca belirleneceği, kamu idarelerinin, bu standart ve yöntemlere aykırı olmamak şartıyla bu konuda düzenleme yapabileceği belirtilmiştir.

İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esasların “Ön malî kontrol süreci” başlıklı 12.maddesinde;

“… Harcama birimlerinde süreç kontrolü yapılır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. Malî işlemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları işlemden önceki işlemleri de kontrol ederler. Süreç kontrolünü sağlamak amacıyla malî işlemlerin süreç akış şeması hazırlanır ve üst yöneticinin onayı ile yürürlüğe konulur.

Harcama yetkilileri, yardımcıları veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirir. Ödeme emri belgesini düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön malî kontrol yaparlar. Bu gerçekleştirme görevlileri tarafından yapılan kontrol sonucunda, ödeme emri belgesi üzerine ” Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülerek imzalanır. “

Kontrol usulü” başlıklı 13.maddesinde ise;

“Harcama birimlerinde ve malî hizmetler biriminde yapılan kontrol sonucunda, malî karar ve işlemin uygun görülmesi halinde, dayanak belgenin üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülür veya yazılı görüş düzenlenir.

Malî karar ve işlemin uygun görülmemesi halinde ise nedenleri açıkça belirtilen bir görüş yazısı yazılarak kontrole tâbi karar ve işlem belgeleri eklenmek suretiyle ilgili birimine gönderilir.

Malî hizmetler birimince, Usul ve Esasların 17 (Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları) ve 26 ncı (Yurtdışı kira katkısı) maddeleri uyarınca yapılan kontrollerde yazılı görüş düzenlenmesi zorunludur. Bu yazıda, yapılan kontrol sonucunda malî karar ve işlemin uygun görülüp görülmediği, uygun görülmemişse nedenleri açıkça belirtilir. Mevzuatına uygun olarak giderilebilecek nitelikte eksiklikleri bulunan malî karar ve işlemlerde, bu eksiklikler ve nasıl düzeltilebileceği hususları belirtilmek ve bunların düzeltilmesi kaydıyla işlemin uygun görüldüğü şeklinde yazılı görüş düzenlenebilir.” Hükümleri yer almaktadır.

14’üncü maddesinde ise; Malî hizmetler biriminde ön malî kontrol yetkisinin malî hizmetler birimi yöneticisine ait olduğu, kontrol sonucunda düzenlenen yazılı görüş ve kontrol şerhlerinin malî hizmetler birimi yöneticisi tarafından imzalanacağı, malî hizmetler birimi yöneticisinin, bu yetkisinin sınırlarını açıkça belirtmek şartıyla yazılı olarak yardımcısına veya birimin iç kontrol alt birim yöneticisine devredebileceği, malî hizmetler birimi yöneticisinin harcama yetkilisi olması durumunda ön malî kontrol görevinin, iç kontrol alt birim yöneticisi

tarafından yürütüleceği, malî hizmetler biriminin ön malî kontrolüne tâbi malî karar ve işlemlerin kontrolünün, birimin iç kontrol alt birimi tarafından yerine getirileceği, harcama birimlerinde ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön malî kontrol görevinin, ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlisi tarafından yerine getirileceği, İfade edilmiştir.

Belediyenin harcama birimleri tarafından ön mali kontrol işlemlerinin yapılması ve gerçekleştirme görevlileri tarafından, ödeme emri belgesi üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhinin düşülerek imzalanması gerekmektedir. İç denetim biriminin ve ön mali kontrol biriminin oluşturulmaması, harcama birimlerinin mali işlem süreç akış şemalarının bulunmaması, harcama için onay alınmasından ödemenin tamamlanmasına kadar olan süreç içindeki kontrollerin, hatalı işlemleri önlemede yetersiz kalmasına yol açabilecektir.

Kamu idaresi cevabında; Bulgudaki tespit doğrultusunda İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin işlemler başlatılmıştır.

Sonuç olarak Harcama birimi ve muhasebe birimi tarafından yerine getirilmesi gereken ön mali kontrol işlemleri yapılmamaktadır. Kurum cevabında bulgudaki tespit doğrultusunda iç kontrol ve ön mali kontrole ilişkin işlemlere başlanıldığı belirtilmiştir. Kurumda iç kontrol ve ön malî kontrole ilişkin düzenlemelerin yapılmamış olması nedeniyle ilgili mevzuat hükümlerine uyulmamıştır.