MEHMET BALiOGLU

Kurum Mali Tablolarındaki Stok Kayıtlarının Taşınır Kayıt Sistemindeki Kayıtlarla Doğrulanamaması

Rapor Özet

Ana Konu ve Temel Bulgular

  • Döner Sermaye İşletmesi mali tablolarındaki stok kayıtları ile kurumun fiilen kullandığı taşınır kayıt sistemindeki kayıtlar arasında uyumsuzluk tespit edilmiştir.
  • Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) üzerinden izlenen ve 14.947.851,00 TL tutarındaki 150 grubu malzeme, hastane mali tablolarında 13.023.319,92 TL olarak görülmektedir.
  • Hastane Bilgi Sisteminde kayıtlı olan ancak kurum mali tablolarında görünmeyen toplamda 1.924.531,10 TL tutarında malzeme bulunmaktadır.
  • Kurum varlıklarının mali tablolarda hatalı gösterildiği değerlendirilmektedir.

Yasal ve Düzenleyici Çerçeve

  • 5018 sayılı Kanun’un “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesi

Önerilen Ana Eylem Noktaları

  • Kurum mali tablolarındaki stok kayıtlarının, taşınır işlemlerinin kayıt ve takibinin yapıldığı kayıtlarla ve taşınır kesin hesabının çıktığı kayıtlarla teyit edilmesi gerekmektedir.
  • Dönem sonu envanter çalışmalarının yapılması uygun olacaktır.

Rapor Metni

Döner Sermaye İşletmesi mali tablolarındaki stok kayıtlarının, kurumun fiilen kullandığı taşınır kayıt sistemindeki kayıtlarla birbirini tutmadığı tespit edilmiştir.

Üniversite Hastanesinde sağlık hizmetlerinde kullanılan ilaç ve farmakolojik ürünler başta olmak üzere, medikal malzemeler ve diğer tüm taşınır hareketleri ENLİL Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) üzerinden izlenmekte, tüm depolardaki taşınırlar bu sistemde görülmekte, malzemelerin fiyat ve miktarlarıyla, ihtiyaç ve stok fazlası miktarlarına ulaşılabilmektedir. Hastanede stok hareketleri ve taşınır işlem fişlerinin kesilmesi fiilen, hastane bilgi yönetim sistemlerinin stok hareketlerine ilişkin modülleri üzerinden yürütülmekle beraber, muhasebe kayıtları DMİS sisteminde oluşturulup kurum mali tabloları bu sistemden çıkması sebebiyle, muhasebe kayıtlarının hastane bilgi yönetim sistemi verileri ile uyumlu olması, gerek dönem içinde gerekse dönem sonunda hastane kayıtlarıyla saymanlık kayıtlarının birbirini teyit etmesi gerekmektedir.

Kurumun taşınır kayıtları incelenirken Hastanenin 31.12.2019 tarihi itibariyle taşınır kayıtları istenmiş ve Hastane Bilgi Yönetim Sistemi üzerinden alınan liste tarafımıza sunulmuştur. Söz konusu listeye bakıldığında yılsonu itibariyle 14.947.851,00 TL tutarında 150 grubu malzeme olduğu anlaşılmıştır. Ancak hastane mali tablolarına bakıldığında 13.023.319,92 TL tutarında malzeme olduğu görülmektedir. Dolayısıyla, 150 no’lu İlk Madde ve Malzeme hesap kodlarında izlenen taşınırların, mali tablo ve hastane bilgi sisteminde kayıtlı tutarları birbirini tutmamaktadır. Hastane Bilgi Sisteminde kayıtlı olan ancak kurum mali tablolarında görünmeyen toplamda 1.924.531,10 TL tutarında malzeme olduğu görülmektedir. Kurumun stok hareketlerinin takip edildiği verilerinin gerçek-fiili durumu yansıtması beklendiğinden, kurum varlıklarının mali tablolarda hatalı gösterildiği değerlendirilmektedir.

5018 sayılı Kanun’un “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesi uyarınca, her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların; kaynakların etkili, ekonomik, kullanımından sorumlulukları olduğu gibi bunların tam ve doğru şekilde muhasebeleştirilmesinden ve raporlanmasından dolayı da sorumlulukları bulunmaktadır.

Stok hareketlerine ilişkin hesap verme sorumluluğunun sağlanabilmesi için kurum mali tablolarındaki stok kayıtlarının, taşınır işlemlerinin kayıt ve takibinin yapıldığı, taşınır kesin hesabının çıktığı kayıtların bir birini teyit etmesi ve dönem sonu envanter çalışmalarının

yapılmasının uygun olacağı düşünülmektedir.