MEHMET BALiOGLU

Hastane Döner Sermaye İşletmesi Fiili Stok Mevcudunun Muhasebe Kayıtlarıyla Örtüşmemesi

Rapor Özet

Ana Konu ve Temel Bulgular

  • Hastanede kullanılan Probel ve DMİS sistemleri arasındaki uyumsuzluk nedeniyle malzeme kayıtları ve fiili stok mevcudunun muhasebe kayıtlarıyla örtüşmediği tespit edilmiştir.
  • DMİS programının güncel kayda elverişli olmaması, stokların gerçek zamanlı takibini engellemektedir.
  • Yatan hasta üzerine işlenen ancak sarfı tam olarak tespit edilemeyen malzemeler bulunmaktadır.
  • Yıl sonu mizanında 150 hesaplarındaki stokların gerçek mevcudu göstermediği belirlenmiştir.

Yasal ve Düzenleyici Çerçeve

Önerilen Ana Eylem Noktaları

  • DMİS programında iyileştirmeler yapılarak gerçek zamanlı stok takibine olanak sağlanmalıdır.
  • Yatan hasta üzerine işlenen malzemelerin sarf miktarlarının daha etkin bir şekilde takip edilmesi gerekmektedir.
  • Kliniklerde ihtiyaç dışı olan malzemelerin depoya iade edilmesi ve kayıt altına alınması sağlanmalıdır.
  • Hastane bilgi sistemi ile DMİS arasında uyum sağlanarak 150 hesabının mali tablolarda gerçek tutarı yansıtması temin edilmelidir.

Rapor Metni

Taşınır Kayıt Birimince girilen ve hastanede kullanılan bilgi işletim sistemi olan Probel sistemine malzeme kayıtlarının tıbbi ve yasal gerekçe ile yatan hasta üzerine işlenmesine rağmen, Döner Sermaye Mali Yönetim Sistemin (DMİS) programının güncel kayda elverişli olmaması nedenleriyle fiili stok mevcudunun muhasebe kayıtlarıyla örtüşmediği görülmüştür.

DMİS programında iyileştirme yapılmadığı için program ancak bir ay geriden gerçek mevcuttaki hali ile kaydetmeye olanak vermektedir. Bu nedenle yıl sonu mizanında 150 hesaplarındaki stokların gerçek mevcudu göstermediği tespit edilmiştir.

Tıbbi malzeme ve ilaçların depodan çıkış kayıtları dolayısıyla stok mevcudu Hastane sistemi olan Probell de doğru olarak kaydedilmektedir. Ancak Hastaneden istek yapılarak eczaneye depodan gönderilen bazı malzemeler yatan hasta üzerine işlenmekte bunların ne

kadarının sarf edildiği ne kadarının da kliniklerde boşta beklediğinin tam tespiti mümkün olamamaktadır. Yapılan incelemelerde depodaki Probel kayıtlarının DMİS te stoktan düşmesinde sistemin günlük kayıtlara izin vermemesi nedeni ile yıl sonu mizanında 150 Stok hesaplarındaki kayıtlarının Probel’de tespit edebildiğimiz 31.12.2019 tarihli stok kayıtları ile aynı olmadığı görülmüştür.

Döner Sermaye Mali Yönetim Sisteminin Hastane Döner Sermayelerinin sürekli değişken stok durumunu işlemeye elverişli olmadığı bu nedenle yıl sonu muhasebe kayıtlarında 150 hesabının gerçek tutarı göstermediği anlaşıldığından gerekli tedbirlerin alınarak bu sorunun giderilmesi gerekmektedir. Ayrıca kliniklerde yatan hasta üzerine kayıtlanarak genellikle fazla miktarda talep edilen malzeme ve ilaçların kullanılmayan ve ihtiyaç dışı olan kısmının hastane depolarına iade edilmesi ve kayıt altına alınmasının uygun olacağı değerlendirilmektedir.

Hastane bilgi sistemi ile DMİS arasında uyum bulunmadığından 150 hesabı mali tablolarda gerçek tutarı yansımamaktadır. İlaç stok iş ve işlemler hastane depo mevcudu ile ilgili sıkıntı nedeniyle işlemlerin 24/02/2020 tarihinden itibaren günlük olarak yapılabilmesi için Eczacılık Hizmetleri Birimine devredilmiş ve kliniklerde yatan hasta üzerine kayıtlanarak genellikle fazla miktarda talep edilen malzeme ve ilaçların ihtiyaç dışı olanları iade alınarak, depo stoklarına sayım fazlası olarak tekrar giriş yapılmakta olsa da 150 hesabı gerçek tutarı yansıtmadığından 2019 yılı mali raporlarında hataya neden olunmuştur.