MEHMET BALiOGLU

Döner Sermaye Muhasebe Bilişim Sisteminde Eksiklikler Bulunması

Rapor Özet

Ana Konu ve Temel Bulgular

  • Kastamonu Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi’nin 5018 sayılı Kanun ile getirilen düzenlemeler sonrası durumu incelenmiştir.
  • İşletmenin “Döner Sermaye Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi” ve “Döner Sermaye Yönetim Bilgi Sistemi” açısından eksiklikleri bulunmuştur.
  • Döner Sermaye Mali Yönetim Sistemi’nin (DMİS) güncellenmemesi nedeniyle iç kontrol sistemi etkin olarak çalışamamakta, mali işlemlerde hatalar yapılmakta ve sağlıklı mali veriler üretilememektedir.

Yasal ve Düzenleyici Çerçeve

  • 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
  • 5018 sayılı Kanun’un Geçici 11’ inci maddesi (24.7.2008 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 5793 sayılı Kanun’un 38’nci maddesiyle mülga edilmiştir)
  • 5436 sayılı Kanun’un 10’uncu maddesi
  • 1.5.2007 tarih ve 26509 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği
  • 01.12.2008 tarih ve 27071 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Kastamonu Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Yönetmeliği”

Önerilen Ana Eylem Noktaları

  • Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından Döner Sermaye Mali Yönetim Sistemi’nin ihtiyaçları karşılayacak şekilde güncellenmesi gerekmektedir.

Rapor Metni

2019 yılı denetimleri kapsamında Kastamonu Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesinin 5018 sayılı Kanun ile getirilen düzenlemeler sonrasındaki durumu incelendiğinde; işletmenin “Döner Sermaye Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi” ve “Döner Sermaye Yönetim Bilgi Sistemi” açısından eksikliklerinin bulunduğu görülmüştür.

Ülkemizde kamu döner sermaye işletmesi uygulaması1925 tarihinde başlamış olup; günümüzde faaliyetlerini 24/12/2003 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde sürdürmektedir.

5018 sayılı Kanun’un Geçici 11’ inci maddesinde, “Genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerine bağlı olarak kurulan döner sermaye işletmeleri ve fonların bütçeleri, ilgili idarelerin bütçeleri içinde yer alır. Bu kanun kapsamındaki kamu idarelerinde kurulmuş döner sermaye işletmeleri ile fonlar, 31/12/2007 tarihine kadar tasfiye edilir. Bu süre sonuna kadar döner sermaye işletmeleri ile fonların borç ve yükümlülüklerinin tasfiyesi için ilgili

idarelerce gerekli tedbirler alınır. Bu süre sonunda varlıkları ve kadroları ilgili kamu idaresine devredilir. Döner sermaye işletmeleri ve fonların tasfiyesine ilişkin esas ve usuller, Maliye Bakanlığının teklifi üzerine Bakanlar Kurulunca çıkarılacak yönetmelikle belirlenir ” hükmü yer almıştır.

Ancak daha sonra söz konusu maddenin 1’nci fıkrası 24.7.2008 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 5793 sayılı Kanun’un 38’nci maddesiyle mülga edilmiştir. Kanun’un geçici 11 inci maddesinin 2’nci ve 3’üncü fıkraları ise 22.12.2005 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 5436 Kanun’un10’uncu maddesi ile “Bu Kanun kapsamında kamu idarelerinde kurulmuş döner sermaye işletmeleri 31.12.2010 tarihine kadar yeniden yapılandırılır. Döner sermaye işletmeleri yeniden yapılandırılıncaya kadar bunların bütçelerinin hazırlanması, uygulanması, sonuçlandırılması ve muhasebesi ile kontrol ve denetimi Maliye Bakanlığınca yürürlüğe konulacak yönetmelikle belirlenir. Fonların muhasebesi de bu Kanunun öngördüğü muhasebe sistemine göre yürütülür.” şeklinde değiştirilerek döner sermaye işletmelerinin tasfiyesinden vazgeçilmiş ve 2010 yılı sonuna kadar yeniden yapılandırılmalarına karar verilmiştir.

Aynı madde ile “Genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerine bağlı olarak kurulan döner sermaye işletmeleri ve fonların bütçeleri, ilgili idarelerin bütçeleri içinde yer alır” ibaresi yürürlükten kaldırılmıştır. Ancak döner sermayeli işletmelerin yeniden yapılandırma süreci henüz tamamlanmamıştır.

1.5.2007 tarih ve 26509sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 2’inci bölümünde gelirlerin tahakkuku, takibi ve tahsili, harcama yetkilisinin yetki ve sorumluluğu, gerçekleştirme görevlileri ve sorumluluğu; 3’üncü bölümünde kontrol ve denetimi; 4’üncü bölümünde ise muhasebe yetkilisinin görev, yetki ve sorumlulukları belirlenmiştir. 2012 yılı itibariyle döner sermayeli işletmelerin bütçe, muhasebe, harcama ve taşınır işlemlerini kapsayan, veriye dayalı karar verme süreçlerini destekleyen Döner Sermaye Yönetim Bilgi Sistemi kullanılmaya başlanmıştır. Sistem döner sermayeli işletmelerin kaynaklarının etkin, ekonomik ve verimli şekilde kullanılmasının sağlanması ve mali verilerinin genel yönetim verileri ile konsolide edilebilmesini hedeflemektedir. DMİS, “Döner Sermaye Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi” ve “Döner Sermaye Yönetim Bilgi Sistemi” olmak üzere iki ana bölümden oluşmaktadır. 5018 sayılı Kanun’la döner sermaye işletmeleri için getirilen sistemin temel amaçları şunlardır:

  • Şeffaflığın ve hesap verebilirliğin güçlendirilmesi.

  • Bütçe kapsamının genişletilmesi ve bütçe hakkının güçlendirilmesi.

  • Döner sermayelerin sayısının azaltılması.

  • Muhasebe ve hesap ve raporlama sisteminin geliştirilmesi.

  • Kamuoyunun gerektiği şekilde ve zamanında bilgilendirilmesi.

  • Yetki, rol ve sorumlulukların netleştirilmesi.

    Kastamonu Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, 01.12.2008 tarih ve 27071 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Kastamonu Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Yönetmeliği” ile kurulmuş olup 02.01.2009 tarihinde faaliyetine başlamıştır.

    Üniversite Döner Sermaye İşletmesinin hesap ve işlemlerinin incelenmesinde; kurumun muhasebe işlemlerini Döner Sermaye Mali Yönetim Sistemi (DMİS) üzerinden yürüttüğü görülmüştür. Maliye Bakanlığı tarafından döner sermaye işletmelerinin kullanımı için hazırlanan DMİS’in, değişen mevzuat ve gelişen teknoloji doğrultusunda kamu idarelerinin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde güncellenmesi gerektiği halde bunun yapılamadığı ve bu nedenle başta iç kontrol sisteminin etkin olarak çalışamaması, yapılan işlemlerin çalışan bireylerin bilgi ve donanımına bağlı hale gelmesi ve çalışanların değişmesi veya donanımında eksiklik bulunması halinde mali işlemlerde hata yapılması gibi sorunlara neden olunduğu tespit edilmiştir.

    DMİS’in üniversite döner sermaye işletmelerinin ihtiyaçlarını karşılamada yetersiz kaldığını gösteren ve sistemde güncelleme yapılmasını gerektiren başlıca nedenler;

  • Aynı işveren sayılmakla birlikte, birikmiş gelir vergisi matrahının özel bütçe ile otomatik olarak birleşmesinin sağlanamaması,

  • Konsolide mali tablo ve rapor üretilmesinin sağlanamaması,

  • Alt hesapların görünmemesi,

  • Kişi borcu, icra ve temlik işlemlerinde zorluklar yaşanması,

  • Muhasebe yetkililerinin devir işlemlerinin sistem dışında gerçekleştirilmesi,

  • Programın yavaş çalışması ve sık sık donmalar yaşanması,

  • Yönetici ve personel rol tanımlama işlemlerinin işlevsel olmaması,

  • Merkezden silme işlemlerinin yapılabilmesi,

  • Sistemin KDV tutarını bütçe giderine dâhil etmeden işlem yapması,

  • Maaş hesaplama modülünün tamamen sistem dışında çalışmasından dolayı terfi tarihleri, unvan değişiklikleri gibi personel hareketlerinde otomatik takip yapılamaması,

    -TC Kimlik No, Vergi Kimlik No ve Iban Numarası gibi belirli bir karakter sayısına sahip tanımlamalarda gerekli karakter kontrollerinin yapılamaması.

  • Vergi beyannamelerinin sistemden gönderilememesi.

  • Taşınır barkod sisteminin olmaması, taşınırların amortisman işlemlerinin otomatik yapılamaması ve hatalı kayıtların düzeltilememesi.

  • Taşınır modülünde taşınır istek belgesi oluşturulamaması. Olarak sıralanabilir.

Kastamonu Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesinde, yeterli eleman bulunmaması ve kullanılan bilgi sistemindeki yetersizlikler nedeniyle sağlıklı mali veriler üretilememekte raporlara ve karşılaştırmalı sonuçlara zamanında ulaşılamamaktadır.

Belirtilen nedenlerle;İdare tarafından da kabul gören tespitlerimizin düzeltilmesi amacıyla, Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından Döner Sermaye Mali Yönetim Sisteminin ihtiyaçları karşılayacak şekilde güncellenmesi gerektiği değerlendirilmektedir.