MEHMET BALiOGLU

DEÜ Sağlık Hizmetleri Döner Sermaye İşletmesinin Muhasebe İşlemlerinde Kullanılan Otomasyon Sistemlerinin Birbiri İle Uyumsuz Olması

Rapor Özet

Ana Konu ve Temel Bulgular

  • DEÜ Sağlık Hizmetleri Döner Sermaye İşletmesi’nin iki farklı otomasyon sistemi kullanması nedeniyle muhasebe kayıtlarında uyumsuzluklar tespit edilmiştir.
  • Özellikle yurtiçi sigorta şirketlerinden olan alacaklar konusunda ciddi tutarsızlıklar belirlenmiştir.
  • 2019 yılı sonunda 9.556.804,95 TL olarak görünen alacakların önemli bir kısmının hatalı kayıtlardan kaynaklandığı ve gerçek alacak miktarının çok daha düşük olduğu anlaşılmıştır.
  • Yapılan düzeltme kayıtlarına rağmen, 2019 yılı mali tablolarında alacaklar 5.969.027,27 TL daha yüksek gösterilmiştir.

Yasal ve Düzenleyici Çerçeve

Önerilen Ana Eylem Noktaları

  • İki otomasyon sistemi arasındaki uyumsuzluğun giderilmesi ve tek ve güvenilir bir muhasebe sistemi kullanılması gerekmektedir.
  • Alacakların takibi konusunda daha dikkatli olunmalı ve hatalı kayıtların önlenmesi için gerekli tedbirler alınmalıdır.
  • Gelir-gider dengesini etkileyen hesaplar üzerinde daha sıkı bir kontrol mekanizması kurulmalıdır.

Rapor Metni

DEÜ Sağlık Hizmetleri Döner Sermaye İşletmesinin muhasebe işlemlerinin … firması tarafından yapılan “Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri” isimli yazılım ile DMİS (Döner Sermaye Mali Yönetim Sistemi) adlı iki otomasyon sistemi üzerinden yürütüldüğü, ancak, söz konusu 2 (iki) sistemin birbiri ile uyumlu çalışmadığı tespit edilmiştir.

İşletmenin 2019 yılı Kümülatif Mizanında 120 Alıcılar Hesabında kayıtlı toplam 9.556.804,95 TL tutarında alacağın 2020 yılına devredildiği, bu alacağın:

  • 366.703,20 TL’lik kısmının Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdarelerinden Alacaklar

  • 1.831.860,34 TL’lik kısmının Özel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdarelerinden Alacaklar

  • 4.219,71 TL’lik kısmı Mahalli İdarelerden Alacaklar

  • 16.992,00 TL’lik kısmı Diğer Kamu Tüzel Kişilerinden Alacaklar

  • 6.817.028,05 TL’lik kısmının Yurtiçi Sigorta Şirketlerinden Alacaklar

  • 513.983,65 TL’lik kısmının Özel Sektör Şirketlerinden Alacaklar ve

  • 5.900,00 TL’lik kısmının da Çeşitli Diğer Alıcılardan Alacaklar olduğu anlaşılmıştır.

    İşletmenin tüm alacaklarının %71,33’ünün yurtiçi sigorta şirketlerinden olan alacaklarından oluşması göz önüne alınarak; söz konusu alacakların kime/kimlere ait olduğu, alacağın doğduğu tarih, tahsil kabiliyetinin ortadan kalkıp kalkmadığı vb. hususları incelemek üzere sigorta şirketlerinden olan alacaklara ilişkin ayrıntılı bilgi/tablo istenmiş, ancak, İşletme yetkilileri tarafından konu ile ilgili sorun bulunduğu, alacakların takip edildiği 2 (iki) sistemin birbiri ile uyumlu çalışmadığı, aslında DMİS’te görünen ( 6.817.028,05 TL) tutar kadar alacaklarının bulunmadığı ifade edilerek 25.02.2020 tarihinde (konunun tarafımızca araştırıldığı/sorgulandığı gün) Saymanlık Müdürlüğü tarafından MİF ile yapılan düzeltme kaydını ibraz etmişlerdir. Söz konusu MİF ile “DAPS (Destekleyici Araştırma Projeleri Sekreterliği) biriminin tedavi gelirlerinin 120.08 hesaptan düşülmesi gerekirken 600.12.03 hesaba alınan” şeklinde bir açıklama ile:

    – 2018 yılında 338.505,16 TL,

    – 2019 yılında 1.489.299,63 TL ve

    – 2020 yılında 179.995,18 TL

    Olmak üzere toplam 2.007.799,97 TL’nin, Yurtiçi Sigorta Şirketlerinden Alacaklar Hesabında (120.08) kayıtlı 6.817.028,05 TL tutarındaki alacaktan düşüldüğü görülmüştür.

    Taslak rapora İşletme tarafından gönderilen cevapta; 120 hesap üzerinde ayrıntılı inceleme yapılarak Yurtiçi Sigorta Şirketlerinden Alacaklar Hesabında (120.08) kayıtlı 6.817.028,05 TL tutarındaki alacağın düzeltme kayıtları ile 848.000,78 TL’ye düşürüldüğü bildirilmiştir.

    Yapılan düzeltme kayıtlarının doğru olduğu kabul edilse bile 2020 tarihinde yapıldığından 2019 yılı mali tablolarında oluşan (6.817.028,05 – 848.000,78) 5.969.027,27 TL tutarındaki hatayı etkilememektedir.

    İşletmenin alacakl kayıtları üzerinde gerekli dikkat ve özenin gösterilmemesi nedeniyle gerçek alacak miktarı mali tablolarda olması gerekenden 5.969.027,27 TL daha yüksek görünmekte olup bu durumun mali tabloların doğru ve güvenilir bilgi oluşturmasını engellediği değerlendirilmiştir.

    Hastane tarafından kullanılan 2 (iki) ayrı otomasyon sisteminin birbiri ile uyumsuz çalışması ve işletmenin alacakları gibi önemli bir konuda farklı kayıtlar/veriler üretmesinin İşletme açısından ciddi bir risk oluşturduğu açıktır.

    Diğer taraftan; 2 sistem arasında var olan uyumsuzluğun yetkililer tarafından denetim tarihine kadar farkına varılmamış olması da önemli olup; İşletmenin mali tablolarında yer alan ve gelir-gider dengesini etkileyen hesaplar üzerinde daha dikkatli olunması gerektiği değerlendirilmiştir.