MEHMET BALiOGLU

Bilgi Varlıkların Envanterinin Bulunmaması

Rapor Özet

Ana Konu ve Temel Bulgular

  • Kurumun, maddi olmayan duran varlıklar kapsamına girmeyen bilgi varlıklarını izlemek için kullandığı kendine ait bir envanter sistemi bulunmamaktadır.
  • Kurum bünyesinde yapılan çalışmalarda, maddi olmayan duran varlıklar dışında kalan diğer bilgi varlıklarının mevzuatta yer alan hükümleri yerine getirecek şekilde bir envantere kaydedilmediği ve izlenmediği görülmüştür.
  • Kurum’un temel faaliyetleri olan eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın yapmak, bilginin sürekli olarak üretilmesini, tasnif edilmesini, analiz edilmesini ve yeniden yorumlanmasını gerektirmektedir.
  • Mevcut durumda, Kurum bünyesinde üretilen tezlerin tamamı Ulusal Tez Merkezi aracılığıyla erişime sunulmakta, ancak diğer bilgi varlıklarının bir kısmı yalnızca YÖK Akademik isimli bir veri tabanında listelenmektedir.
  • Öğretim elemanlarının yayınlanmamış eserleri ve Kurumda yürütülen Bilimsel Araştırma Projeleri kapsamında üretilen raporlar, Kurum bünyesinde sistematik bir şekilde arşivlendirilmemektedir.
  • Kurumun kendisine ait bilgi varlıklarının envanterinin bulunmaması, öğrenciler ve öğretim elemanlarının bu kaynaklara erişimini zorlaştırmakta ve mükerrer çalışmalara yol açabilmektedir.

Yasal ve Düzenleyici Çerçeve

  • 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Madde 3
  • 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Madde 42 (Bilimsel Denetim)
  • 5846 Sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu
  • 2547 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Kanunu Madde 48 (Ders Kitapları ve Eğitim-Öğretim Araçlarının Basılıp Çoğaltılması)
  • Üniversiteler Yayın Yönetmeliği Madde 14
  • Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik Madde 18 (Telif Hakları)
  • Üniversitelerde Ders Aracı Olarak Kullanılan Kitaplar, Teksirler ve Yardımcı Ders Kitapları Dışındaki Yayınlarla İlgili Yönetmelik
  • 27002 Sayılı “Bilgi teknolojisi – Güvenlik teknikleri” TSE Standardı Bölüm 8.1.1 (Varlık Envanteri)
  • Lisansüstü Tezlerin Elektronik Ortamda Toplanması, Düzenlenmesi ve Erişime Açılmasına İlişkin Yönerge Madde 1

Önerilen Ana Eylem Noktaları

  • Kurum bünyesinde üretilen tüm bilgi varlıklarının tanımlanması gerekmektedir.
  • Tanımlanan bilgi varlıklarının uygun bir envanterde kaydedilmesi gerekmektedir.
  • Envantere kaydedilen bilgi varlıklarının eğitimde ve bilimsel çalışmalarda kullanılacak şekilde erişime açılması gerekmektedir.

Rapor Metni

Kurumun, maddi olmayan duran varlıklar kapsamına girmeyen bilgi varlıklarını izlemek için kullandığı kendine ait bir envanter sisteminin bulunmadığı tespit edilmiştir.

Bilgi varlıkları mali yönden ölçülebilir olup olmamalarına göre kabaca iki ana gruba ayrılabilmektedir; maddi olmayan duran varlıklar ve diğer bilgi varlıkları.

  1. Mali yönden ölçülebilir bilgi varlıklarının tespit edilmesi ve Kurum muhasebesinde mevzuata uygun şekilde kayıt altına alınması gerekmektedir. Bu tür varlıklar muhasebe düzenlemelerinde Maddi    Olmayan    Duran    Varlıklar altında tanımlanmıştır. Bilgi varlıklarından fiyatlandırılabilir ve ölçülebilir nitelikte olan patentler, telif hakları, lisanslar, yazılımlar ve benzeri nitelikteki diğer haklar bu kategori altında yer alır.

  2. Bilgi varlıklarının ölçülebilir nitelikte olmayan diğer kısmı ise, yükseköğretim kurumları tarafından üretilen ve maddi olmayan duran varlık kapsamına girmeyen, fiyatlandırılamayan diğer bilgi varlıklarıdır.

Kurum bünyesinde yapılan çalışmalarda, maddi olmayan duran varlıklar dışında kalan diğer bilgi varlıklarının mevzuatta yer alan hükümleri yerine getirecek şekilde bir envantere kaydedilmediği ve izlenmediği görülmüştür.

Bilgi üretmek ve bu bilgiyi yeni nesillere aktarmak yükseköğretim kurumlarının temel varlık sebebidir. 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu’nun 3’üncü maddesinde üniversite ve fakülteler; “eğitim – öğretim, bilimsel araştırma ve yayın yapan”, enstitüler de; “eğitim – öğretim, bilimsel araştırma ve uygulama yapan” kurumlar olarak tanımlanmışlardır.

2547 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Kanunu’nun “Bilimsel denetim” başlıklı 42’nci maddesi, Kurum’da görevli tüm öğretim elemanları tarafından üretilen bilginin arşivlenmesini amirdir:

“Kurumlariçi Bilimsel Denetim: (…)

c. Her öğretim elemanı, bilimsel araştırmalarının, yayınlarının ve verdiği dersleriyle yönettiği seminerlerin ve uygulamaların listesini, yurt içinde ve dışında yapılan bilimsel kongrelerdeki tebliğlerin birer örneğini, bağlı bulunduğu birim yöneticisinin aracılığıyla rektörlüğe sunmak zorundadır. Yayımlanmayan eserlerin daktilo ile yazılmış birer kopyası verilir. 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanununun eser sahibine tanıdığı haklar saklıdır.

d. Öğretim elemanlarının bilimsel yayınları için üniversitelerde ve Yükseköğretim Kurulunda özel arşiv tutulur.”

Söz konusu Kanun’un “Ders kitapları ve eğitim-öğretim araçlarının basılıp çoğaltılması” başlıklı 48’inci maddesinde de eğitim için kullanılan materyale ilişkin hükümlere yer verilmiştir.

“Üniversitelerde ders kitapları, bilgisayar ve elektronik ortamlarda hazırlanan eğitim- öğretim ve uzaktan öğretim ilkelerine göre oluşturulan her türlü materyal ilgili üniversite veya Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanır ve hazırlattırılır (…) bunlar ilgili üniversite tarafından basılır, bastırılır veya çoğaltılır (…)”

Üniversiteler Yayın Yönetmeliği’nde, ders aracı olarak kullanılan kitaplar ve teksirlerle yardımcı ders kitapları ile ilgili yayınlar hakkında, ilgili eserlerin incelenmesi, telif ücreti, yayın hakkı gibi hususlar hükme bağlanmıştır. Yönetmeliğin 14’üncü maddesi ile Üniversiteler, yayınladıkları her türlü yayının kopyalarını muhafaza etmekle yükümlü tutulmuşlardır.

Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik’in “Telif hakları” başlığını taşıyan 18’inci maddesinde, bu projelerden elde edilen bilimsel sonuçların Üniversitelere ait olduğu belirtilmiştir:

“(1) Bilimsel araştırma projeleri birimi tarafından desteklenen projelerden elde edilen bilimsel sonuçların telif hakkı ilgili yükseköğretim kurumuna aittir. Bilimsel yayın, kitap ve benzeri eserlerin telif hakları yükseköğretim kurumunun yönetim kurulu kararı ile kısmen veya tamamen eser sahiplerine devredilebilir (…)”

Üniversitelerde Ders Aracı Olarak Kullanılan Kitaplar, Teksirler ve Yardımcı Ders Kitapları Dışındaki Yayınlarla İlgili Yönetmelik ile Üniversiteler bünyesinde üretilen bilgi varlıklarının dergi, bülten ve diğer yöntemlerle yayım ve telif esasları belirlenmiştir.

27002 sayılı “Bilgi teknolojisi – Güvenlik teknikleri” adını taşıyan TSE standardının “Varlık envanteri” başlıklı 8.1.1 numaralı bölümünde tanımlanan kontrol, özellikle bilgi üretim kurumları olan Üniversiteler için anlamlıdır:

“Bilgi ve bilgi işleme tesisleri ile ilgili varlıklar belirlenmeli ve bu varlıkların bir envanteri çıkarılmalı ve idame ettirilmelidir.”

Yukarıda tanımlanan mevzuat, Kuruma, kamu kaynakları kullanılarak kendi bünyesinde üretilen bilgileri izleme ve kaydetme yükümlülüğü getirmektedir. Bu yükümlülük, yayınlanmış olmasına bakılmaksızın;

  1. öğretim elemanları tarafından bireysel olarak üretilen,

  2. derslerin yürütülebilmesi amacıyla kullanılan ve

  3. kamu kaynaklarıyla finanse edilen projeler vasıtasıyla üretilen tüm bilgi varlıklarını kapsamaktadır.

    Ancak, mevcut durumda söz konusu bilgi varlıklarının üniversite bünyesinde bir envanterinin bulunmadığı görülmüştür.

    Kurum bünyesinde yürütülen akademik çalışmalar sonucunda üretilen tezler, Yükseköğretim Kurumu tarafından tutulan ve kamuya açık online bir hizmet olan Ulusal Tez Merkezi aracılığıyla erişime sunulmaktadır (https://tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi/). YÖK tarafından yayınlanan Lisansüstü Tezlerin Elektronik Ortamda Toplanması, Düzenlenmesi ve Erişime Açılmasına İlişkin Yönerge’nin 1’inci maddesinde, lisansüstü tezlerin yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından gizlilik kararı alınmadıkça, Yükseköğretim Kurulu Ulusal Tez Merkezinde toplanması, düzenlenmesi ve elektronik ortamda erişime açılması ile ilgili usuller belirlenmiştir. Söz konusu Yönerge uyarınca hakkında gizlilik kararı alınan veya erişime

    açılması ertelenen tezlerin ilgili yükseköğretim kurumu tarafından muhafaza edilmesi gerekmektedir.

    Tezler dışında kalan bilgi varlıklarının önemli bir kısmı (kitaplar, makaleler, bildiriler, vb.), Yükseköğretim Kurumu tarafından tutulan ve kamuya açık olan YÖK Akademik isimli bir veri tabanında “listelenmektedir” (https://akademik.yok.gov.tr). Ancak söz konusu yazılım aracılığıyla bilgi varlığının kendisine değil, başlığı, özeti ve nerede yayınlandığını belirten bir “etiketine” ulaşılabilmektedir. Bu bilgi varlıkları Kurum bünyesinde başka bir sistemde tutulmamaktadır.

    Öğretim elemanlarının yayınlanmamış eserleri YÖK Akademik’te yer almadığı gibi, Kurum tarafından da izlenmemektedir.

    Kurumda, Bilimsel Araştırma Projelerini yönetmek için kullanılan yazılım bünyesinde söz konusu projelerin raporlarının kaydedildiği belirlenmiştir. Ancak, bu raporlar, bir bilgi varlıkları envanterine kaydedilmemekte ve Kurumun geri kalan öğretim elemanlarının ve öğrencilerin bunlara erişimi söz konusu olmamaktadır. Projeler bünyesinde raporlar dışında bir yayın yapılması söz konusu olduğunda, bu yayınlar yine YÖK Akademik’te listelenmektedir. Ancak YÖK Akademik’te listelenen yayınlar ve projeler sonucunda üretilen yayınlanmamış diğer eserler Kurum’a ait bir envantere içerik olarak kaydedilmemektedir.

    Akademik faaliyetler çerçevesinde Kurum tarafından, online makale veri tabanlarına erişim hizmeti satın alınmakta ve kullanıma sunulmaktadır. Kurumun kendisine ait bilgi varlıklarının envanterinin bulunmaması sebebiyle öğrenciler ve öğretim elemanları, Kurum bünyesinde üretilen ve Kurum dışındaki akademik dergilerde yayınlanan makalelere, ancak söz konusu makale veri tabanları aracılığıyla ulaşabilmektedir. Hizmet alınan veri tabanlarının çok çeşitli ve içeriklerinin sınırlı olması sebebiyle, bu makalelerin bir kısmına erişim sağlanamaması olasıdır. Kurum bünyesinde yayınlanan dergilerde yer alan makalelere ise serbestçe erişilebilmektedir.

    Kurum bünyesinde üretilen ve kullanılan eğitim materyallerinin envanteri de bulunmamaktadır. Kurumda çalışarak eğitim materyali oluşturan, çeşitli eğitim aktiviteleri uygulayan, laboratuvarlarda kullanılacak yöntemler geliştiren, vb. birçok eğitim uygulaması yapan bir akademisyenin Kurumdan ayrılması söz konusu olduğunda, ilgili eğitim birikimi ve bilgi envanteri bu akademisyenle birlikte kaybedilebilmektedir. Kurumun eğitim materyalleri,

    eğitimin sürekliliğini garanti altına alacak şekilde kaydedilmemiş ve bu bilgi varlıkları üzerinde Kurum’un hakları tanımlanmamıştır.

    Kurum’un temel faaliyetleri mevzuatta, eğitim – öğretim, bilimsel araştırma ve yayın yapmak olarak tanımlanmıştır. Bu faaliyetler, söz konusu bilgiyi sürekli olarak üretmeyi, tasnif etmeyi, analiz etmeyi ve yeniden yorumlamayı gerektirmektedir. Bilgi üretimi, önceden üretilmiş bilgilere ulaşılmasına bağlıdır. Envanter oluşturulması, bilginin, yeni bilimsel çalışmalar ve eğitim faaliyetlerinde kullanılacak şekilde erişime açık tutulması, dolayısıyla Kurum faaliyetlerinin sürekliliğinin teminat altına alınması için gereklidir. Bu bilgilere erişilememesi, çalışmaların başarısını ve verimliliğini olumsuz şekilde etkileyecektir.

    Kuruma ait bilgi varlıklarının envanterinin bulunmaması; aynı bilginin tekrar üretilmesini ve mükerrer kaynak kullanılmasını engelleyecek kontrollerin de bulunmaması anlamına gelmektedir.

    Mevzuatta öngörülen yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla, Kurum bünyesinde üretilen tüm bilgi varlıklarının tanımlanması, bu varlıkların uygun bir envanterde kaydedilmesi ve eğitimde ve bilimsel çalışmalarda kullanılacak şekilde erişime açılması gerekmektedir.