MEHMET BALiOGLU

Avans Olarak Mutemede Verilen Tutarların İş Tamamlandıktan Sonra Kapatılmasında Yeterli Kanıtlayıcı Belgelerin Sunulmaması

Rapor Özet

Ana Konu ve Temel Bulgular

  • Mersin Üniversitesinde şehir dışı toplu görevlendirmelerde mutemetlere ödenen harcırahlarda belge eksikliği tespit edilmiştir.
  • Öğrenci harcırahlarında sadece konaklama faturası beyan edilmekte, diğer harcamaların belgelenmediği ve mutemetlerde kaldığı tespit edilmiştir.
  • Şehir dışından davet edilen misafirlerin harcırahlarında mutemetler avans almadan ve harcama yetkilisi tarafından görevlendirilmeden ödeme yapmaktadırlar.

Yasal ve Düzenleyici Çerçeve

  • 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu Madde 35
  • Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Madde 11
  • Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Madde 4
  • Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Madde 22
  • Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Madde 5

Önerilen Ana Eylem Noktaları

  • Mutemet görevlendirmeleri ve ön ödemelerin ilgili mevzuata uygun yapılması
  • Harcamalara ilişkin kanıtlayıcı belgelerin eksiksiz olarak beyan edilmesi
  • Mutemetlerin harcama yetkilisi tarafından görevlendirilmeden ödeme yapmasının önlenmesi
  • Harcırah avanslarının tamamının harcama belgeleri ile mahsup edilmesinin sağlanması

Rapor Metni

Mersin Üniversitesinde yerinde yapılan denetim ve incelemelerde, özellikle şehir dışındaki toplu görevlendirmelerde kişi başına hesaplanan harcırah tutarlarının avans olarak bir mutemede ödendiği ve görev sonunda kapatılırken harcamalara ilişkin belgelerin eksik beyan edildiği tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu’nun 35’inci maddesi ve Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 11’inci maddesinde, her mutemet ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde ise üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlü olduğu belirtilmiştir.

Üniversitenin uygulamasında, şehir dışına spor müsabakaları için belli bir süreliğine gönderilen öğrencilerin harcırahları hesaplanarak başlarında bulunan ve mutemet olarak görevlendirilen personele personel avansı olarak ödenmektedir. Görev sonunda ise harcamaya ilişkin sadece konaklama faturalarının beyan edildiği görülmüştür.

Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte, ilgili kanunlarına göre görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı ödenecek avansların kendilerine veya mutemetlerine

verilebileceği belirtilmektedir. Bir mutemede avans verilmesi durumunda, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğine göre yarışma, gösteri veya benzeri işler nedeniyle toplu olarak yapılan seyahatlerde, geçici görev yolluğu bildirimleri de mutemet tarafından düzenlenerek toplu olarak yapılır. Harcırah Kanunu kapsamında bireysel geçici görevlendirmeler neticesinde bireysel bildirim yapıldığında, görev yolluklarının ödenmesinde ya da mahsup edilmesinde, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 22’inci maddesine göre konaklamaya ilişkin fatura aranır. Ancak toplu görevlendirmelerde, başkası adına harcama yapmakla görevli mutemet, kendisine ödenen tüm avansı hak sahipleri için harcamakla mükellef olup bu harcamaları ispat edici belgeleri beyanname ekinde ibraz etmelidir. Nitekim Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 4’üncü maddesine göre “Mutemet: Harcama yetkilisi tarafından yazılı olarak görevlendirilen ve kendisine verilen avans veya adına açılan kredilerle sınırlı olarak yapacağı harcamalar konusunda harcama yetkilisine karşı sorumlu, bunların mahsubuna ilişkin belgeleri muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade etmekle yükümlü olan harcama yetkilisi mutemedini…” ifade etmektedir.

Yetkililer ve bazı mutemetler ile yapılan görüşmelerde öğrenciler için ödenen harcırahların tamamının mutemet olarak görevlendirilen kişinin istihkakı gibi değerlendirildiği, konaklama dışındaki harcamaların belgelenmek zorunluluğu bulunmadığının düşünüldüğü, konaklama ve diğer harcamalardan arta kalan tutarların mutemet olarak görevlendirilen personele kaldığı, sonuç olarak harcama belgeleri ile birlikte avansın tamamının mahsup edilmediği anlaşılmıştır.

Üniversitenin avans ve mutemet uygulamasına ilişkin bir hata da konser vermek üzere şehir dışından davet edilen misafirlere harcırah ödenmesinde yaşandığı görülmüştür. Üniversite uygulamasında, davetliler herhangi bir avans almaksızın yol giderlerini kendileri karşılayarak şehre gelmekte, konaklama giderleri ise daha sonradan mutemet olarak tayin edilecek bir personel tarafından avans verilmeksizin yapılmakta ve davetli tarafından harcırah beyannamesi verildikten sonra hak edilen harcırah tutarı tayin edilen mutemedin hesabına yapılmakta, mutemet de hak sahibinin hesabına kendi hesabından yaptığı harcamaları düşerek göndermektedir.

Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 5’inci maddesine göre mutemetler avans almadan harcama yapamazlar. Üniversite uygulamasında ise avans almadan harcama yapıldığı gibi ayrıca harcama yetkilisi tarafından mutemet olarak tayin edilmeden harcama yapılmaktadır.

Üniversitede, avans ödemek suretiyle yapılacak harcamalarda mutemet görevlendirmelerinin ve ön ödemenin ilgili mevzuatına göre yapılması, sonunda da harcamaya ilişkin kanıtlayıcı belgeler ile birlikte mahsup işleminin gerçekleştirilmesinin sağlanması gerekmektedir.